في البيئة الرقمية المعاصرة ذات الوتيرة السريعة، من المستغرب أن نرى كثيراً من الشركات لا تزال تعتمد على عمليات الإدارة اليدوية لحسابات الذمم المدينة. وهذا الاعتماد لا يبطئ فحسب من وتيرة النمو المحتمل، بل يفرض كذلك عدداً لا يحصى من التحديات المعقدة التي قد تؤثر على الموقف المالي للشركة تأثيراً بالغاً. فلندرس هذه العقبات بشيء من التفصيل لتسليط الضوء على أثرها على الشركات المعاصرة. 

توزيعات التدفقات النقدية

يشكل التدفق النقدي المنتظم والمتوقع الأساس اللازم لمزاولة الأعمال بنجاح، بيد أن الشركات قد تواجه في الغالب تدفقات نقدية غير منتظمة بسبب عمليات الإدارة اليدوية لحسابات الذمم المدينة. وعدم القدرة على التوقع من شأنه أن يعيق قدرة الشركات على اتخاذ قرارات مالية سليمة، أو التخطيط بفعّالية، أو تخصيص الموارد بحكمة. كل يوم يمر وهناك فاتورة لم تُدفع بعد، يتعرض فيه التدفق النقدي لشركتك للضرر. وقد تشكل هذه السيولة العالقة الفارق بين اغتنام فرصة أو رؤيتها وهي تتفلت من بين يديك.

القصور واستهلاك الوقت

يظل الوقت واحداً من أهم الأصول في مجال الأعمال. وإدخال البيانات، أو إنشاء الفواتير، أو تتبع المدفوعات يدوياً لا يستهلك قدراً كبيراً من الوقت فحسب، ولكنه يحرف مسار الموارد والتركيز عن المبادرات الاستراتيجية اللازمة لنمو الأعمال وقدرتها على المنافسة. وهذا القصور في إدارة المهام البسيطة من شأنه أن يؤدي إلى ضياع الفرص وتأخر التفاعل مع التغييرات الطارئة على السوق. وعلاوة على ذلك، غالباً ما يؤدي النهج اليدوي إلى عدم اتساق البيانات، الأمر الذي قد يؤثر على جودة اتخاذ القرار وعلاقات العملاء. وبهذه التكلفة المرتفعة للفرص البديلة، تؤدي الإجراءات اليدوية والمعرضة للخطأ إلى خسارة كبيرة في الإنتاجية وفي الموارد.

قابلية التوسع المحدودة

تطمح كل شركة إلى النمو وتوسيع آفاقها، بيد أن هذا النمو تصاحبه زيادة في حجم المعاملات. وغالباً ما يشق على أنظمة حسابات الذمم المدينة اليدوية التقليدية، محدودة القدرات بحكم طبيعتها، إدارة هذه الزيادة، ما يؤدي إلى بروز جوانب قصور وعقبات كبيرة في العمل. وهذا العجز في التكيف السريع مع التعقيد المتزايد للمعاملات المالية من شأنه أن يؤدي إلى خسارة الميزة التنافسية في بيئة السوق دائمة التطور.

انعدام الرؤى التحليلية وغياب التتبع في الوقت الفعلي

في عصر تعتمد فيه القرارات على البيانات اعتماداً كبيراً، فإن العجز عن استخلاص الرؤى التحليلية ودمجها في سلوكيات الدفع أو تبيّن التوجهات الناشئة يجرد الشركات من المعلومات الضرورية المطلوبة للتخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات الوقائية. وبطبيعة الحال، فإن رؤى الوقت الفعلي لا غنى عنها لإدارة حسابات الذمم المدينة بفاعلية. ويمكن تشبيه العمل دون آليات التقييم الفوري هذه بالإبحار في بحر غادر دونما بوصلة. وغالباً ما تواجه الشركات صعوبة في إدارة الفواتير المستحقة بكفاءة أو فهم سجلات الدفع فهماً واضحاً.

الاعتماد على فريق العمل الرئيسي ومشكلات إدارة الوثائق

إن الاعتماد المفرط على فريق عمل محدد في إدارة أنظمة حسابات الذمم المدينة اليدوية ينطوي على خطر بالغ. ماذا يحدث إن غاب عضو أساسي في الفريق مكلف بإدارة التواصل مع العملاء؟ هذه الفرضيات قد تؤدي إلى تعطل العمل وتأخره، وغياب المعلومات بشأن مستجدات الأمور مع العميل، خصوصاً أثناء فترات ذروة المعاملات. وإضافة إلى ذلك، فإن الدعم اللوجستي لوثائق حسابات الذمم المدينة المدارة يدوياً هو أكثر من مجرد مهمة مستهلكة للوقت، حيث يكون متخماً بالأخطاء وجوانب القصور المحتملة. وقد تنطوي التحديات المرتبطة بتخزين وثائق حسابات الذمم المدينة الملموسة وتنظيمها واستعادتها على مشاكل خطيرة أثناء عمليات التدفيق أو محاولة حل أي نزاعات مالية.

بيد أنه لا يستحيل التغلب على هذه التحديات، الهائلة كما قد يبدو عليها. فالمستقبل يشير نحو الأتمتة، وقد تم تصميم الأدوات والأنظمة المطورة، كتلك الأدوات التي توفرها Levers، ليس لتيسير هذه العمليات فحسب، ولكن لتحسين مستوى دقتها وتوفير الرؤى العملية في الوقت الفعلي.

وإن كنت تتطلع إلى التحول بعيداً عن هذه التحديات وترغب في أن تخطو بخطى واثقة نحو مستقبل حسابات الذمم المدينة، فقد حان وقت العمل. اكتشف ما يمكن للأتمتة أن تقدمه لك في إعادة هيكلة عمليات الشركة ومنحك التفوق التنافسي الذي تسعى إليه.